Secretaresse voorzitter Raad van Bestuur

Wat ga je doen?

Als secretaresse van de voorzitter Raad van Bestuur bied jij zowel op organisatorisch, communicatief en inhoudelijk niveau ondersteuning. Jij weet als geen ander veel ballen tegelijk in de lucht te houden, overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen en verbanden te zien tussen de verschillende onderwerpen die de revue passeren. De veelheid van zaken die passeren maken dat geen dag hetzelfde is. Werken onder druk met hoge piekbelasting is voor jou geen probleem en daar functioneer je dan ook goed in.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de agenda’s. Je maakt vooral afspraken (met in- en externe relaties op alle niveaus) en overlegt over geschikte data en organiseert (complexe) afspraken.
• Je onderhoudt zeer gevarieerde in- en externe contacten op alle niveaus (met zowel lokale, regionale als landelijke instanties). Je moet “onderliggende” vragen en opmerkingen goed inschatten en daar, waar nodig, actie ondernemen.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers, beantwoordt vragen en verwijst zo nodig door.
• Je verzorgt het binnenkomende telefoonverkeer.
• Je leest de binnenkomende (digitale) post, beoordeelt deze op relevantie en prioriteit, zorgt daar waar nodig voor verspreiding en handelt deze zo nodig zelf af.
• Je draagt zorg voor uitwerking van brieven, memo’s en e-mails en stelt, veelal aan de hand van summiere gegevens, zelf documenten zoals brieven op.
• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert deze en werkt de verslagen uit en zorgt ervoor dat de bestuurder voldoende gedocumenteerd vergaderingen kan voorzitten/eraan kan deelnemen.
• Je bewaakt de te verrichten werkzaamheden van de bestuurder en de prioritering daarvan en bewaakt dat toezeggingen worden nagekomen.
• Je voorkomt zoveel mogelijk storing in de werkzaamheden van de Raad van Bestuur.
• Communicatie en samenwerking zijn in eerste instantie gericht op de voorzitter. Daarnaast is er een nauwe samenwerking binnen het totale Bestuurssecretariaat. En werk je nauw samen met je duo-collega en vervangen jullie elkaar bij afwezigheid.

Waar ga je werken?

Je werkt in deze functie nauw samen met de voorzitter Raad van Bestuur, maar bent daarnaast samen met je collega-secretaresses verantwoordelijk voor de volledige ondersteuning van de Raad van Bestuur. Je signaleert en coördineert activiteiten ter voorbereiding of die voortkomen uit besprekingen en vergaderingen en bewaakt de afhandeling hiervan. Voor complex agendabeheer, post- en mailverwerking en correspondentie draai jij je hand niet om en je hebt gastvrijheid hoog in het vaandel.

Het gaat om een uitdagende functie in een omgeving die volop in beweging is.

We werken in een klein maar leuk team en staan in verbinding met veel mensen binnen en buiten Isala.

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je beschikt over een relevante beroepsopleiding op hbo/mbo+ -niveau.
• Je hebt ruime kennis van de gangbare automatiseringspakketten.
• Je hebt een zeer ruime werkervaring als (bestuurs)secretaresse.
• Je hebt geen “nine to five” mentaliteit.
• Je beschikt over goede contactuele en schriftelijke vaardigheden.
• Je hebt een proactieve instelling en je bent een kei in organiseren en plannen.
• Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig/gestructureerd.
• Je hebt gevoel voor discretie, je hebt gevoel voor verhoudingen en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken binnen een omgeving die volop in ontwikkeling is.
• Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en zeer flexibel en ervaart de dynamiek van het secretariaat als een uitdaging.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, hebt humor en bent optimistisch.
• Je bent bereid om op woensdagen en wisselend op de vrijdagen te werken.

Wat bieden wij?

• Een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• We bieden jou een zeer afwisselende baan in een team met fijne collega’s. We zorgen ervoor dat je goed wordt ingewerkt.
• Een dienstverband voor 32 uur per week.  
• De Cao Ziekenhuizen is van toepassing. De functie is ingeschaald in FWG 45 met een huidig maximumsalaris van € 4.015,00 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Inschaling zal gebeuren op basis van de kennis en relevante werkervaring die jij meebrengt. De pensioenregeling is aangesloten bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Je welkom voelen en werken aan je ontwikkeling als je dat wilt, vinden we belangrijk. Daarom bieden we je een warm welkom met goed inwerktraject en scholings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Ook onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden zijn goed en vormgegeven in een meerkeuzesysteem. We beschikken over een eigen Centrum voor Loopbaan & Mobiliteit en hebben het programma "Sterk & Fit" met een uitgebreid aanbod van allerlei trainingen en workshops om fit te blijven en met plezier je werk te doen.
• Bij Isala mag je gebruikmaken van Benefits at Work: een voordelenplatform bij meerdere grote en kleine bedrijven.
• Woon je nog niet in de omgeving Zwolle? Dan is een nieuwe baan met daarbij een groenrijke woonomgeving een fijn perspectief voor de toekomst. 

Wil je meer weten?

Spreekt deze vacature je aan en/of heb je nog vragen over deze vacature en onze afdeling dan kun je contact opnemen met Gemmie Weenink, operationeel leidinggevende Bestuurssecretariaat, telefoonnummer 088 624 46 39, of telefoonnummer 06 12 52 79 56.